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6 pasos para un sistema de automatización del Correo con Reglas – ThinkWasabi

mayo 4, 2022
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6 pasos para un sistema de automatización del Correo con Reglas – ThinkWasabi

No digo nada nuevo si digo que puedes pasar mucho tiempo en el Correo. Hablo en su interior, ordenando, etiquetando, moviendo y clasificando. Categorización, priorización y la organización manual de mensajes puede consumir toneladas de tiempo.

Automatice muchas de esas tareas se ha convertido en algo totalmente imprescindible si, como la mayoría, quieres ganar tiempo al día y no malgastarte en tareas que al final no son tu trabajo. Pero no me propongo crear cinco o seis Reglas-Filtros… casi todos ya tenemos eso. Mi propuesta es que construyas uno sistema de automatización mediante Reglas.

 

Las Reglas al rescate de tu Tiempo

Aunque cada aplicación tiene sus propias funciones para automatizar, agilizar y acortar esa organización, la función estrella que todas tienen son las Reglas. Llevan años y años con nosotros, y nunca me cansaré de recomendarlos. Y ahora más que nunca. Porque nunca antes habíamos recibido tantos mensajes, documentos, notificaciones, alertas y copias por correo.

Un potente sistema automatizado

El secreto de las Reglas (o Filtros) es diseñarlos con cuidado, intención y propósito. No se trata de crear tres o cuatro, sino de construir un potente y completo sistema automatizado.

Con eso quiero decir esto: hay que invertir tiempo para ganar mucha energía y atención después. Analiza, piensa y diseña tus Reglas-Filtros al detalle. Cuanto más serio y preciso seas, mejor harán su parte: cuanto más trabajo te quiten, más automatizado estará tu correo, más tiempo ganarás. ¿Qué estás buscando?

Digo esto porque la mayoría de las personas que me han compartido sus Reglas tienen cuatro o cinco (típicas) que sí, les quitan trabajo, pero no llegan a ahorrarles todo el tiempo que podrían.

A la hora de definir y trabajar en la automatización de Correo con Reglas sigo los siguientes seis pasos.

Paso 1

No abras la aplicación de Correo todavía. Dejala sola. El análisis y estudio preliminar se realiza fuera de ella. Comience tomando lápiz y papel. Te ayudarán a ver con mayor claridad todos los puntos que vienen a continuación.

Paso 2

Empieza por estudiar los mensajes, de quién vienen, de qué tratan…

  • ¿De quién recibo más mensajes?
  • ¿Cómo me interesa automatizarlos (bien moviendo o destancando)?
  • ¿Hay mensajes con alguna palabra en los Asuntos que me interesa ver antes?
  • ¿Alguno que me interese «dejar de lado» u «ocultar»? .

Paso 3

Entonces pregúntate:

  • En base a la cantidad de mensajes que recibo o su prioridad, ¿merece la pena crear una Regla específica?
  • ¿Cuánto tiempo me ahorrará o cómo se automatizará sin que yo tenga que hacer nada?

Paso 4

Luego decida qué acción debe ejecutar la aplicación (automáticamente) al recibir esos mensajes. Esto hay que verlo con calma porque hay bastantes opciones. Los más comunes son:

  • Sácalos de la bandeja de entrada y muévelos a una carpeta específica que revisaré más regularmente o dos veces por semana, lo que sea.
  • Asígnales una Categoría o Etiqueta de Identificación para poder rastrearlos.
  • Asígneles un símbolo de prioridad o seguimiento, como una bandera o una estrella.
  • Eliminarlos inmediatamente (¡Me gustaría!).

Paso 5

Comience con algunas Reglas, no se vengue, se trata. Es una característica muy sabrosa y es muy fácil emocionarse y crear hits que, aunque al principio son llamativos, luego no aportan nada. Recuérdalo usted está diseñando un sistema de automatización.

Comienza con cuatro o cinco como mucho. Debe familiarizarse con el nuevo sistema y, sobre todo, comprobar si funciona. Sin duda habrá tiempo para agregar otros y complementar y reforzar su sistema. Ese es el secreto: hacerlo gradualmente.

Paso 6

Realice un mantenimiento periódico. Este último punto es lo que casi todo el mundo lo pasa por alto… Y es vital que tu automatización siga funcionando como el primer día o incluso mejor.

Después de dos semanas, dedique otro tiempo a evaluar cómo funciona su sistema actual. (¡Y no olvides hacer esto regularmente!):

  • ¿Tengo que ajustar alguna Regla/Filtro?
  • ¿Hay alguno que no contribuya y que pueda eliminar?
  • ¿Hay situaciones (situaciones) para las cuales es necesario crear nuevas reglas?

Desde que las descubrí (creo que hace casi veinte años) he sido un gran defensor de las Reglas. Atemorizado todo el tiempo y la energía que dan todos los días. Pero entiendo que no son para todo el mundo, y que hay mucha gente que prefiere leer sus mensajes de forma lineal-cronológica: de arriba a abajo, de abajo a arriba. Esto, como todo en su sistema operativo productivo, es su decisión.



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6 pasos para un sistema de automatización del Correo con Reglas – ThinkWasabi

No digo nada nuevo si digo que puedes pasar mucho tiempo en el Correo. Hablo en su interior, ordenando, etiquetando, moviendo y clasificando. Categorización, priorización y la organización manual de mensajes puede consumir toneladas de tiempo.

Automatice muchas de esas tareas se ha convertido en algo totalmente imprescindible si, como la mayoría, quieres ganar tiempo al día y no malgastarte en tareas que al final no son tu trabajo. Pero no me propongo crear cinco o seis Reglas-Filtros… casi todos ya tenemos eso. Mi propuesta es que construyas uno sistema de automatización mediante Reglas.

 

Las Reglas al rescate de tu Tiempo

Aunque cada aplicación tiene sus propias funciones para automatizar, agilizar y acortar esa organización, la función estrella que todas tienen son las Reglas. Llevan años y años con nosotros, y nunca me cansaré de recomendarlos. Y ahora más que nunca. Porque nunca antes habíamos recibido tantos mensajes, documentos, notificaciones, alertas y copias por correo.

Un potente sistema automatizado

El secreto de las Reglas (o Filtros) es diseñarlos con cuidado, intención y propósito. No se trata de crear tres o cuatro, sino de construir un potente y completo sistema automatizado.

Con eso quiero decir esto: hay que invertir tiempo para ganar mucha energía y atención después. Analiza, piensa y diseña tus Reglas-Filtros al detalle. Cuanto más serio y preciso seas, mejor harán su parte: cuanto más trabajo te quiten, más automatizado estará tu correo, más tiempo ganarás. ¿Qué estás buscando?

Digo esto porque la mayoría de las personas que me han compartido sus Reglas tienen cuatro o cinco (típicas) que sí, les quitan trabajo, pero no llegan a ahorrarles todo el tiempo que podrían.

A la hora de definir y trabajar en la automatización de Correo con Reglas sigo los siguientes seis pasos.

Paso 1

No abras la aplicación de Correo todavía. Dejala sola. El análisis y estudio preliminar se realiza fuera de ella. Comience tomando lápiz y papel. Te ayudarán a ver con mayor claridad todos los puntos que vienen a continuación.

Paso 2

Empieza por estudiar los mensajes, de quién vienen, de qué tratan…

  • ¿De quién recibo más mensajes?
  • ¿Cómo me interesa automatizarlos (bien moviendo o destancando)?
  • ¿Hay mensajes con alguna palabra en los Asuntos que me interesa ver antes?
  • ¿Alguno que me interese «dejar de lado» u «ocultar»? .

Paso 3

Entonces pregúntate:

  • En base a la cantidad de mensajes que recibo o su prioridad, ¿merece la pena crear una Regla específica?
  • ¿Cuánto tiempo me ahorrará o cómo se automatizará sin que yo tenga que hacer nada?

Paso 4

Luego decida qué acción debe ejecutar la aplicación (automáticamente) al recibir esos mensajes. Esto hay que verlo con calma porque hay bastantes opciones. Los más comunes son:

  • Sácalos de la bandeja de entrada y muévelos a una carpeta específica que revisaré más regularmente o dos veces por semana, lo que sea.
  • Asígnales una Categoría o Etiqueta de Identificación para poder rastrearlos.
  • Asígneles un símbolo de prioridad o seguimiento, como una bandera o una estrella.
  • Eliminarlos inmediatamente (¡Me gustaría!).

Paso 5

Comience con algunas Reglas, no se vengue, se trata. Es una característica muy sabrosa y es muy fácil emocionarse y crear hits que, aunque al principio son llamativos, luego no aportan nada. Recuérdalo usted está diseñando un sistema de automatización.

Comienza con cuatro o cinco como mucho. Debe familiarizarse con el nuevo sistema y, sobre todo, comprobar si funciona. Sin duda habrá tiempo para agregar otros y complementar y reforzar su sistema. Ese es el secreto: hacerlo gradualmente.

Paso 6

Realice un mantenimiento periódico. Este último punto es lo que casi todo el mundo lo pasa por alto… Y es vital que tu automatización siga funcionando como el primer día o incluso mejor.

Después de dos semanas, dedique otro tiempo a evaluar cómo funciona su sistema actual. (¡Y no olvides hacer esto regularmente!):

  • ¿Tengo que ajustar alguna Regla/Filtro?
  • ¿Hay alguno que no contribuya y que pueda eliminar?
  • ¿Hay situaciones (situaciones) para las cuales es necesario crear nuevas reglas?

Desde que las descubrí (creo que hace casi veinte años) he sido un gran defensor de las Reglas. Atemorizado todo el tiempo y la energía que dan todos los días. Pero entiendo que no son para todo el mundo, y que hay mucha gente que prefiere leer sus mensajes de forma lineal-cronológica: de arriba a abajo, de abajo a arriba. Esto, como todo en su sistema operativo productivo, es su decisión.



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